I canali di segnalazione interni e la gestione delle segnalazioni

Proseguiamo l’approfondimento della Delibera ANAC n° 311 del 12 luglio 2023 contenente le “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

In questa seconda parte il focus riguarderà gli approfondimenti che ANAC propone con riferimento ai canali di segnalazione interni.

1. Premessa.

Le Linee Guida dedicano un’ampia trattazione alla disciplina dei canali interni (Par. 3, pag. 36 e ss.), alla quale si rinvia, limitandoci ad evidenziare qui le indicazioni più salienti formulate dall’ANAC sul punto.

Un dato incontrovertibile sul tema dei canali di segnalazione, secondo l’Autorità, è la preferenza che il Legislatore del D.Lgs. 24/2023 ha espresso nei confronti, appunto, dei canali di segnalazione interni ai quali i segnalanti sono incoraggiati a rivolgersi.

Tale scelta discende dalla considerazione secondo cui tanto più efficace può essere la prevenzione delle attività illecite in quanto le informazioni in tal senso rilevanti siano acquisite dai soggetti più prossimi alla relativa fonte.

Del resto, come ricordano le Linee Guida richiamando il Considerando 47 della Direttiva (UE) 1937/2019 (pag. 37), un simile approccio “è volto, da un lato, a favorire una cultura della buona comunicazione e della responsabilità sociale d’impresa all’interno delle organizzazioni, dall’altro, a fare in modo che i segnalanti, facendo emergere atti, omissioni o condotte illecite, contribuiscano significativamente al miglioramento della propria organizzazione”.

2. L’istituzione dei canali di segnalazione interni.

Detto ciò, l’istituzione dei canali di segnalazione interni da parte dei soggetti del settore pubblico e di quello privato presuppone che costoro delineino – sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali al fine di acquisire eventuali osservazioni – uno specifico atto organizzativo contenente le procedure disciplinanti il ricevimento e la gestione delle segnalazioni.

Detto documento – la cui adozione spetta all’organo di indirizzo dell’ente pubblico o privato che sia – deve quanto meno definire:

1. Ruolo e compiti dei soggetti che gestiscono la segnalazione;
2. Modalità e termini di conservazione dei dati.

Nelle ipotesi di organizzazioni che adottino modelli 231, i canali interni sono disciplinati in tale contesto o nell’atto organizzativo che dovrà essere da questo richiamato.

I canali di segnalazione interna, poi, devono essere in grado di garantire la riservatezza:

• Della persona segnalante;
• Del facilitatore; 
• Della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione;  
• Del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Quando essi siano basati su applicativi informatici, la riservatezza è assicurata anche dall’impiego di strumenti di crittografia.

Inoltre, sempre nell’ottica di favorire le segnalazioni e di rafforzare la fiducia nei riguardi del canale interno, al whistleblower deve essere assicurata la scelta fra 2 differenti modalità di segnalazione:  

• Quella scritta, anche con modalità informatiche, vale a dire mediante specifica piattaforma online.

Da questo punto di vista ANAC ritiene di per sé non adeguati i canali della posta elettronica ordinaria o della PEC.

Lì dove si intenda usare comunque i canali “tradizionali”, l’Autorità raccomanda di adottare misure ulteriori a tutela della riservatezza del segnalante;

• Quella orale che può attuarsi attraverso linee telefoniche, o con sistemi di messaggistica vocale, ovvero, su richiesta della persona segnalante, con un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

3. I soggetti deputati alla gestione della segnalazione interna.

In merito all’Ufficio chiamato a gestire le segnalazioni, esso – come noto (art. 4, co. 2) – può essere affidato:

• Ad una persona interna all’amministrazione/ente;
• Ad un ufficio dell’amministrazione/ente con personale dedicato, anche se non in via esclusiva;
• Ad un soggetto esterno.

Per l’ambito pubblico, detto ufficio coincide con il RPCT così come disposto dall’art.  co. 7 L. n. 190/2012.

In merito alla posizione rivestita da coloro che sono individuai quali gestori delle segnalazioni, ANAC precisa che (pag. 39): 

1. Nel caso di soggetti interni, costoro devono essere autorizzati al trattamento dei dati personali da parte delle amministrazioni/enti e quindi essere destinatari di una specifica formazione in materia di privacy;
2. Se trattasi di soggetti esterni, essi sono nominati responsabili del trattamento in base ad un accordo appositamente stipulato con l’amministrazione/ente;
3. In ogni caso devono ricevere un’adeguata formazione professionale sulla disciplina del whistleblowing, anche con riferimento a casi concreti.

Per quanto concerne il settore privato, la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni è rimessa, anche secondo l’Autorità, all’autonomia organizzativa di ciascun ente, in considerazione delle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta, fermo restando il rispetto dei requisiti previsti dal legislatore.

Tale ruolo, propone ANAC a fini esemplificativi, può essere affidato, tra gli altri, agli organi di internal audit, all’Organismo di vigilanza previsto dalla disciplina del D.Lgs. n. 231/2001, ai comitati etici.

Laddove il gestore versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica segnalazione (in quanto, ad esempio, soggetto segnalato o segnalante), si ritiene che ricorra una delle condizioni per effettuare una segnalazione esterna ad ANAC, non potendo essere assicurato che alla segnalazione sia dato efficace seguito.

Cosa accade se la segnalazione viene inoltrata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato dall’amministrazione o ente?

In tali ipotesi, se il segnalante abbia espressamente dichiarato di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing ovvero tale volontà sia ricavabile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto interno competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

In caso contrario, va considerata e trattata alla stregua di una segnalazione ordinaria.

4. La gestione delle segnalazioni.

La funzione competente a gestire la segnalazione deve compiere una serie di adempimenti previsti dal D.Lgs. 24/2023, i quali – a loro volta – devono essere ripresi e disciplinati dalle procedure interne (documento organizzativo di cui si è detto innanzi).

In particolare, essa (art. 5):

1. Rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. Mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante;
3. Dà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
4. Fornisce un riscontro alla persona segnalante.

Nello specifico, al ricevimento della segnalazione, il gestore verifica in tempi ragionevoli e nel rispetto della riservatezza dei dati, se la stessa è ammissibile.

Secondo ANAC una segnalazione che sia:

• Manifestamente infondata per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti; ovvero
• Generica nel suo contenuto, al punto da non permettere la comprensione dei fatti, o corredata da documentazione non appropriata o inconferente,

non può superare il vaglio di ammissibilità con il riconoscimento delle tutele accordate al whistleblower.

Superata la valutazione di ammissibilità, viene dunque avviata l’istruttoria, all’esito della quale il gestore fornisce un riscontro al segnalante.

In punto di istruttoria le Linee Guida forniscono alcune indicazioni, stabilendo che l’Ufficio deputato può a tal proposito:

1. Avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite il canale a ciò dedicato nelle piattaforme informatiche o anche di persona;
2. Acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.

Quanto, infine, all’esito, nel caso in cui seguito dell’attività svolta, vengano ravvisati elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne sarà disposta l’archiviazione con adeguata motivazione.

In caso contrario, e cioè quando si ravvisi la fondatezza della segnalazione è opportuno rivolgersi immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze.

Non spetta al soggetto preposto alla gestione della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura.

Con riferimento al “riscontro” da effettuare entro il termine di tre mesi, si evidenzia che lo stesso può consistere:

1. In una comunicazione di archiviazione della segnalazione;
2. Nell’avvio di un’indagine interna con le eventuali relative risultanze;
3. Nella comunicazione dei provvedimenti adottati a seguito dell’istruttoria;
4. Nell’informativa di rinvio ad altra autorità competente per ulteriori indagini.

Precisano, tuttavia le Linee Guida che detto riscontro può anche essere “meramente interlocutorio”, dal momento che può consistere anche solo nella comunicazione dell’avvio delle attività di cui innanzi e dello stato di avanzamento dell’istruttoria.

In tale ultimo caso, terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati alla persona segnalante.

Avv. Adamo Brunetti

Scarica qui le Linee Guida ANAC